Heeft jouw team de T-factor? Het geheim achter een succesvol team.

Een teamleider krabt met de handen in het haar. We hebben beide competente mensen in ons team. We hebben in onze teams exact dezelfde targets gekregen en hebben de juiste vaardigheden in huis om die te bereiken. Hoe komt het dan toch dat het ene team goed presteert, en het andere team minder? Waar zit hem het verschil? 

Volgens onderzoekers binnen MIT zit dit verschil, die befaamde X-factor of is het nu T-factor, in de communicatie. Daarbij gaat het volgens Alex Pentland en zijn onderzoeksteam echter niet over wat er gezegd wordt, maar wel over hoe er gecommuniceerd wordt, over hoe we met elkaar in interactie treden. Via elektronische badges registreerden zij binnen teams alle vormen van communicatie: de intonatie in een stem, de lichaamstaal, de gebaren die men gebruikt, of men zijn/haar gesprekspartner aankijkt, met wie men praat, hoelang men praat en hoe vaak men met een persoon praat, hoe vaak men luistert, hoe vaak men iemand onderbreekt, enz. Maw, de badges registreerden alles, behalve wat er precies gezegd wordt.

Uit hun onderzoek blijkt dat de manier waarop teamleden met elkaar communiceren er wel degelijk toe doet. Sterker nog, de communicatiepatronen binnen het team hebben een even sterke impact op de teamprestatie als de intelligentie, persoonlijkheid en vaardigheden van de teamleden tesamen! Hoe teamleden met elkaar omgaan buiten formele vergaderingen verklaart dan ook niet minder dan één derde van de verschillen in omzet of productiviteit tussen teams. Bovendien blijkt de succesformule steeds dezelfde te zijn, onafhankelijk of het nu gaat om een call center team, een innovatieteam, of een ander type team. 

Geïnteresseerd in de succesformule?

Volgens het onderzoeksteam zijn er drie belangrijke aspecten binnen communicatie die een succesvol team onderscheiden van een minder succesvol team. Een eerste aspect daarbij is de energie die gestoken wordt in interacties, of maw het aantal en de aard van de interacties binnen het team. Vandaag hebben we heel wat digitale manieren om met elkaar te connecteren, maar deze onderzoekers toonden duidelijk aan dat om sociale cohesie binnen het team te creëren (een belangrijke voorwaarde voor het bouwen van succesvolle teams, Daspit et al., 2013), regelmatig face-to-face contact enorm belangrijk is. Face-to-face contact geeft immers het meeste energie aan beide personen binnen een conversatie en versterkt de band veel meer dan contact via telefoon en videoconferentie, welke wel nog steeds meer energie geven dan e-mail en smsen. 35% van het verschil in prestatie binnen teams van eenzelfde organisatie konden de onderzoekers immers voorspellen louter en alleen door het aantal face-to-face interacties binnen het team. Deze face-to-face interacties of gesprekken hoeven echter niet lang te duren. Ellenlange gesprekken blijken eerder een negatieve impact op de teamprestatie te hebben. Het gaat eerder over korte en bondige gesprekken met een vriendelijke ondertoon, die bovendien niet steeds werkgerelateerd hoeven te zijn. We zien immers dat teamleden die ook buiten de ‘werkuren’ – bijvoorbeeld tijdens gezamenlijke koffiepauzes – met elkaar in gesprek gaan vaak beter presteren als team. Daarnaast blijkt ook dat de meest succesvolle teams elkaar aankijken wanneer ze met elkaar praten, terwijl ze hun gesprekken ondersteunen met dynamische handbewegingen.

Naast de energie speelt ook het engagement, oftewel de verdeling van de energie onder de teamleden, een belangrijke rol. Daarbij is het essentieel dat de energie onder de teamleden goed gebalanceerd is. Met andere woorden, er wordt verwacht dat iedereen binnen het team regelmatig met de andere teamleden praat en naar hen luistert, en dat dit voor elk teamlid, als leider en volger van het gesprek, in ongeveer gelijke mate gebeurt. Teams waarbij er zich groepjes vormen die vaak met elkaar interageren, maar die niet over de groepjes heen communiceren, of teams waarbij een aantal dominante personen vaak interageren, maar andere teamleden worden buitengesloten, presteren beduidend minder goed. Bij deze laatste horen ook teams waarin de teamleider een (te) uitgesproken rol heeft, en alle communicatie via de teamleider verloopt. Ook dit type teams lijkt minder goed te presteren, terwijl teams die eerder een filosofie van gedeeld leiderschap aanhouden vaak een betere prestatie rapporteren (Daspit et al., 2013). Bovendien toonde het onderzoek ook aan dat in goed presterende teams ongeveer de helft van de tijd er interacties zijn met het hele team, terwijl de andere helft van de tijd er 1-op-1 gesprekken plaatsvinden tussen de teamleden.

Een laatste belangrijk kenmerk is ten slotte de exploratie, oftwel de communicatie met anderen buiten het team. Vooral voor creatieve teams blijkt het belangrijk om af en toe even buiten het team te stappen, nieuwe ideeën op te doen, en deze nadien met het team te kunnen delen. Maar dit is echter vaak minder evident dan het lijkt, aangezien je maar een beperkte hoeveelheid energie hebt als persoon, die je al grotendeels moet verdelen onder al je eigen teamleden. Voor veel mensen is het dan ook vaak moeilijk om een goede balans te vinden tussen hoeveel energie je besteedt binnen en buiten je team.    

Hoe bouwen we nu succesvolle teams?

Een team creëren met een hoge energie, een hoog engagement en voldoende exploratie, vergt volgens de onderzoekers geen grote veranderingen. Het zijn vaak kleine acties die een groot verschil kunnen maken. Zo adviseerden de onderzoekers binnen een call center team de leidinggevende om – tegen alle efficiëntieregels in – de teamleden gezamenlijke koffiepauzes te geven. Deze extra tijd om samen even gezellig te kunnen babbelen legde de organisatie geen windeieren en leidde tot een sterke stijging in omzet en meer tevreden werknemers. Andere ‘kleine’ acties waren bijvoorbeeld het herorganiseren van kantoorruimtes en het veranderen van de zitplaatsen in de cafetaria. Maar daarnaast speelt ook de teamleider zelf een belangrijke rol in het creëren van een energetisch en gebalanceerd team, door de teamleden aan te moedigen om in gelijke mate aan gesprekken deel te nemen en door zelf het goede voorbeeld te stellen en meer face-to-face gesprekken te houden, in plaats van bijvoorbeeld e-mails te versturen.    

Dr. Sara De Hauw 
Vlerick Business School
 

Referenties

Pentland, A. (2012). The new science of building great teams. Harvard Business Review, 90(4), 60-69.

Daspit, J., Justice Tillman, C., Boyd, N. G., & Mckee, V. (2013). Cross-functional team effectiveness: An examination of internal team environment, shared leadership, and cohesion influences. Team Performance Management: An International Journal, 19(1/2), 34-56.