Deze tool kan gebruikt worden wanneer het bespreken of verbeteren van teamwerk aan de orde is. Zowel voor nieuwe als bestaande teams kan het een nuttig instrument zijn. Omdat via deze tool de vaak onuitgesproken verwachtingen en gewoontes boven tafel komen kan het zorgen voor een goede start of een hefboom om het samenwerken te buigen in de gewenste richting.

Het is aangewezen dat het teamdoel, de verdeling van de rollen en verantwoordelijkheden helder zijn vooraleer men een teamcharter opmaakt. De teamleden zouden immers moeten weten wat er van hen verwacht wordt en wat hun verschillende verantwoordelijkheden zijn. Het team moet bereid zijn om op dit vlak open met elkaar te communiceren. Ze moeten het gesprek met elkaar willen aangaan. Deskundige begeleiding van het proces, biedt vaak een waardevolle meerwaarde.

Een belangrijk aandachtspunt bij het opmaken van het charter is om er voor te zorgen dat het team een positief instrument wordt gericht op het verduidelijken van de wenssituatie. Wanneer het charter wordt gebruikt om het functioneren van het team te bespreken, te evalueren moet de werkwijze aangepast zijn aan de teammaturiteit op vlak van open communicatie en vertrouwen.

Een teamcharter wordt opgemaakt met en door het team zelf. De bedoeling van het charter en hoe men het in de toekomst wil gebruiken moeten toegelicht worden. Dit is een eerste gedeelte waarvoor draagvlak moet verkregen worden. Het team moet de inhoud zelf formuleren zodat het hun slogans, principes en/of afspraken worden. Vaak hebben teams op dit vlak wat ondersteuning nodig.

De betekenis en draagwijdte van de inhoud zou voor iedereen helder, voldoende concreet en gelijkaardig moeten zijn. Hiervoor neem je best zowel bij het opmaken als bij het gebruiken van het charter de nodige tijd. Het teamcharter wordt vaak in de nabijheid van de werkomgeving opgehangen als geheugensteun, als uiting van wat voor hen belangrijk is. Probeer het charter daarom ook overzichtelijk te maken en niet te uitgebreid.