HNTW Parnassia Groep
HNTW Parnassia Groep
HNTW bij Parnassia Groep
Leidinggevende aan het woord
- Impact van HNTW op rol als leidinggevende
- Ondersteuning vanuit de organisatie
- Het sturen op resultaten
- Bewaken van de sociale cohesie binnen het team
- Creëren van draagvlak voor visie
HNTW bij Parnassia Groep
Marc Baars, programmamanager Ons Nieuwe Werken
Wat omvat HNTW bij Parnassia Groep?
De Parnassia Groep (PG) is een organisatie in de GGZ in Nederland, bestaande uit acht zorgbedrijven met in totaal meer dan 8000 medewerkers. Een aantal jaren geleden startte de PG met het doorvoeren van Het Nieuwe Werken, onder de noemer ‘Ons Nieuwe Werken’.
De redenen voor de PG om aan de slag te gaan met ONW waren divers: de modernisering van de zorg, meer synergie en een reductie van de kosten. Gezien er enorm bezuinigd wordt op de zorg, wil de PG het beschikbare geld zoveel mogelijk in de zorg zelf steken. De PG wil een innovatieve organisatie zijn, die patiënten een goede behandeling en zorg garandeert en waar medewerkers plezier in het werk beleven.
Concreet houdt het ONW bij de PG in dat er meer gericht wordt op e-health behandelingen voor cliënten (= behandeling via het internet), minder reistijd door videoconferencing, het efficiënter omgaan met vierkante meters (wat opnieuw geld vrijmaakt dat direct naar de zorg kan gaan), papierloos vergaderen, digitale leermodules voor medewerkers en waar mogelijk tijd- en plaatsonafhankelijk werken.
Tijdens het jaarcongres Duurzaam Werken 2013 kreeg de PG voor hun ONW de tweede plaats toegewezen voor de Duurzaam Werken Award.
Verloop van Implementatietraject
In 2009 nam Vastgoed Beheer PG het initiatief om HNW in te voeren. Er was draagvlak bij de bestuurdersraad en vervolgens werd een stuurgroep samengesteld om de principes van HNW te vertalen naar het werken binnen de PG.
Er werden eerst een aantal pilots uitgevoerd en hiertoe werd een stuurgroep samengesteld die de principes van HNW kon vertalen naar het werken binnen PG. Voor de problemen die tijdens deze pilots naar boven kwamen werd een oplossing gezocht en tegelijkertijd werd een roadmap opgemaakt met de producten en diensten die vereist waren.
In februari 2011 startte het ONW project officieel, onder leiding van programmamanager Marc Baars. Bij de uitrol van ONW binnen de organisatie werden verschillende stappen doorlopen:
- Verfilmen van de visie: er werd gestart met het opstellen van een visiedocument om duidelijk te maken waarom HNW werken ingevoerd werd. De pilot afdelingen hadden HNW reeds ingevoerd maar het was er bijna een doel op zich geworden en er was te weinig nagedacht over de doelstellingen van de organisatie. De doelstellingen van het bedrijfsplan van de PG werden in het visiedocument ‘Ons Nieuwe Werken’ vastgelegd. Er werd bewust gekozen om vanaf dan de naam ‘Ons Nieuwe Werken’ te hanteren, omdat het ook echt iets van de PG was. Om het visiedocument tot leven te brengen in de organisatie en er draagvlak voor te creëren werd ervoor gekozen om de visie te verfilmen (zie bovenstaand videofragment).
- Schrijven van een projectplan: Uit de pilots kwamen een aantal zaken naar boven waarover nagedacht moest worden. De pilot afdelingen waren tegen een aantal problemen aangelopen waarvoor ondersteuning nodig was. Hieruit bleek dat er tools nodig waren om ONW te faciliteren. Daarom werd een projectplan uitgeschreven met 2 doelstellingen:
1) het samenstellen van een toolkit voor afdelingsmanagers zodat zij de medewerkers optimaal konden begeleiden bij de overgang naar ONW en
2) een kenniscentrum inrichten waar de afdelingsmanagers hulp kunnen vinden.
- Opleidingsplan: Er kwam ook een opleidingsplan voor managers en medewerkers. Het slagen van ONW is namelijk sterk afhankelijk van goed leiderschap en tools om de methodiek te hanteren. Daarom worden zowel managers en medewerkers getraind om ONW goed toe te passen. Hiervoor werd een speciale e-learning module ontwikkeld. Medewerkers kunnen de module online volgen op een tijdstip en locatie die voor hen goed uitkomt. Managers krijgen een eendaagse training waarbij de focus vooral ligt op ‘het uitdragen van de visie’ en het sturen op resultaten en vertrouwen.
Omdat De Parnassia Groep haar kennis en expertise graag deelt, is het initiatief Werk3.0 dit voorjaar gestart. Met www.werk3punt0.nl helpt De Parnassia Groep andere ggz-instellingen Het Nieuwe Werken door te voeren in hun eigen organisatie. Werk3.0 reikt andere organisaties kennis, tools en trainingen aan die binnen De Parnassia Groep zijn ontwikkeld.
Lessons Learned
- Een visie rond HNW is fundamenteel om de boodschap over te kunnen dragen aan de medewerkers. Wanneer medewerkers begrijpen waarom een verandering wordt ingezet ontstaat er een ‘sense of urgency’.
- Het is belangrijk dat de visie wordt uitgedragen door de top.
- Vanuit Vastgoed Beheer kwamen de eerste initiatieven. Het gevolg was dat medewerkers het dan zagen als een pure bezuinigingsmaatregel. De andere aspecten mogen niet te lang onderbelicht blijven. Het is belangrijk dat zowel HR, IT, & huisvestiging samen de boodschap uitdragen.
- De impact op de manier van werken is niet te onderschatten. De gedragsverandering is de belangrijkste component. ONW vergt een andere stijl van leidinggevenden. Er is constant aandacht nodig voor de cultuuromslag die ONW vraagt.
Leidinggevenden aan het woord
Jos van Nieuwkoop, Directeur bij Vastgoed Beheer PBG B.V.
Welke impact had HNTW op uw rol als leidinggevende?
Als leidinggevende begint het om een duidelijk boodschap uit te dragen naar je personeel waarom je volgens de principes van “HNW” wil gaan werken. Je moet veel meer gaan sturen op concrete resultaten die je met je medewerkers afspreekt. Hoe zij die resultaten behalen en wanneer, dat is iets van hen. Dat vraagt dus wel om duidelijk afspraken.
Als ik dit soort gesprekken voer met mijn medewerkers vraag ik ook altijd hoe ik hen kan faciliteren. Als gelijkwaardige gesprekspartner stel ik mij op en heb de afgelopen jaren veel meer de rol als coach gekregen.
Doordat mijn medewerkers overal en op verschillende tijden kunnen werken is de ICT ook een belangrijk instrument geworden. Hierdoor wisselen we veel informatie uit via de i-pad, conference call, video conferencing maar een belletje ’s avonds is ook normaler geworden.
Wat heeft uw organisatie gedaan om u als leidinggevende te ondersteunen?
De e-learning module was bruikbaar om met elkaar “dezelfde taal” te spreken.
Verder kon ik altijd de ondersteuning krijgen van de programmamanager en was er een expertise team. Tevens had de organisatie een site gemaakt waarop ik gemakkelijk alle informatie kon terugvinden.
We hebben ook als leidinggevende een training gevolgd (van 1 dag) zodat we de principes in de praktijk vorm en inhoud konden geven.
Hoe stuurt u als leidinggevende op output?
- Samen met mijn personeel maak ik duidelijke afspraken. Dit maak ik zo SMART mogelijk.
- Verder heb ik veel meer korte gesprekjes tussendoor
- Met een aantal medewerkers heb ik maandelijks een voortgangsgesprek
- Alle medewerkers hebben 1 x per jaar een beoordelingsgesprek waarbij we gericht kijken naar de resultaten die bereikt zijn.
Hoe bewaakt u als leidinggevende de sociale cohesie (het groepsgevoel) binnen uw team?
Het is belangrijk om je gezicht veelvuldig te laten zien. Dus niet op een kamertje gaan zitten. Belangrijk om contact te houden en dat bereik je door er te zijn. Doordat niemand in ons team een eigen werkplek heeft kom je elkaar op verschillende plekken tegen. Dit werkt al erg stimulerend.
Daarnaast hebben wij iedere donderdag een “verplichte lunch”. Deze lunch wordt iedere keer door een collega verzorgd. Tijdens deze lunch mag er over alles gepraat worden maar zo min mogelijk over werkinhoudelijke zaken.
Maar……het meest cruciale is “contact onderhouden” en vragen hoe de werkzaamheden verlopen !
Hoe zorgt u ervoor dat de visie gedragen wordt door het team?
We zijn ons allemaal bewust dat de zorg efficiënter moet. Deze boodschap heb ik op verschillende manieren verteld in het maandelijkse werkoverleg.
Verder heb ik de rol om het goede voorbeeld te geven. Dat betekent voor mij ook geen eigen kantoor.
Een visie is niet een stuk papier. Visie draag je iedere dag uit. In alle gesprekken en zaken die er spelen zijn er kansen om je visie uit te dragen.
Wie meer wil weten over ONW bij de Parnassia Bavo Groep kan het volgend boek raadplegen:
“Het Nieuwe Werken. Hype of Blijver?” door Loek van den Broek en Danny Burlage en de projectleiders en ervaringsdeskundigen van Het Nieuwe Werken: Edwin Arts (NedTrain), Marc Baars (Parnassia Bavo Groep), Irma Brouwers (AlleeWonen), Eric Kuindersma (Waterschap Rivierenland), Peter Ruchti (draaijer + partners).
Of bezoek de site www.werk3punt0.nl
Als je interessante voorbeelden wilt lezen bezoek dan ook eens www.nieuws3punt0.nl