HNTW Janssen Pharmaceutica

HNTW Janssen Pharmaceutica

Internationaal
Pharmaceutische Industrie
> 5000 werknemers
België

HNTW Janssen Pharmaceutica

HNTW Janssen Pharmaceutica

Tekst op basis van interview met Sabine Heens, HR director.

Wat omvat HNTW bij Janssen Pharmaceutica?

Gezien het stijgende aantal werknemers was er een tweetal jaar terug nood aan meer kantoren bij Janssen Pharmaceutica. Anderzijds was een nieuw gebouw erg duur  en werden vele kantoren weinig efficiënt bezet, omwille van thuiswerken en het vele reizen door het internationaal karakter van de jobs. Janssen Pharmaceutica startte met HNW vanuit het kostenbesparende perspectief.  Dit riep veel weerstand bij werknemers en leidinggevenden op.

Momenteel situeert Janssen Pharmaceutica HNW als onderdeel van ‘Het huis van werkvermogen’, wat een veel positievere insteek is. Janssen Pharmaceutica wil immers via het huis van werkvermogen werknemers op een duurzame manier inzetten gedurende gans hun loopbaan. Dit is in de lijn met maatschappelijke tendensen waar Janssen Pharmaceutica wil op inspelen, namelijk een langere loopbaan  en het samenwerken tussen verschillende generaties op de werkvloer. Janssen Pharmaceutica heeft momenteel ook een ESF project lopen inzake ‘het huis van werkvermogen’.

Het huis van werkvermogen wordt voorgesteld als een echt huis met 4 verdiepingen. De eerste verdieping betreft het werken aan de gezondheid (geestelijk en lichamelijk). Werknemers werken goed en met goesting als hun gezondheid in orde is. Dit betreft voeding, fysieke activiteit, etc. Het toestaan van flexibelere regimes voor oudere werknemers in ploegensystemen of nachtshiften komt hierbij aan bod. In plaats van een eindejaarspremie kunnen zij de keuze maken om extra verlof op te nemen.

Het tweede verdiep focust zich op het werken met competenties en talenten. Werknemers leren veel door verschillende jobs te beoefenen binnen hetzelfde bedrijf. Werknemers zijn sterk inzetbaar als ze verschillende ervaringen in hun loopbaanrugzak meenemen. Op die manier kan er ingespeeld worden op afdelingen die  veranderen, en kunnen medewerkers opnieuw opstarten in een andere afdeling .

Het derde verdiep behandelt normen en waarden. De waarden die het bedrijf centraal stelt moeten passen bij een medewerker zijn persoonlijke waarden, anders komt deze medewerker niet met goesting werken.

En het vierde verdiep behandelt het werk, zowel de omstandigheden, de organisatie, management & leiderschap en inhoud-en eisen. HNW maakt onderdeel uit van dit verdiep in die zin dat HNW betrekking heeft op de organisatie van het werk. De definitie van HNW luidt dan ook als volgt: flexibel werken naar plaats en naar tijd ofwel Slimmer Werken .

Naar plaats houdt in dat Janssen Pharmaceutica de keuze maakt om op kantoor flexplaces te organiseren. Bovendien heb je de vrije keuze om op kantoor, thuis of op verplaatsing te werken.

Naar tijd zijn er heel wat mogelijkheden. Er is sprake van een flexteller, waarbij je 16 overuren kan opbouwen om naar keuze in te zetten op de dag naar keuze. Bovendien kan je ook in minuren gaan. Verder kunnen ploegenmedewerkers hun eindejaarspremie omzetten in verlofdagen, etc.

De focus bij de invoering van het HNW betreft voornamelijk de medewerkers die niet in een operationele afdeling werken. Het betreft hier een minimale 2000 medewerkers.

Verloop van het implementatietraject

Het engineering perspectief om HNW in te voeren stootte op veel weerstand bij leidinggevenden en werknemers. Om hier een antwoord op te bieden werd er 2 jaar geleden een multidisciplinair team voor het project HNW opgezet. In dit team zit telkens 1 medewerker van de personeelsdienst, engineering, van IT en communicatie. Deze 4 personen leggen telkens opnieuw de link met hun afdelingen om HNW te implementeren.

Sinds een jaar maakt dit team ook onderdeel uit van een groter team dat ‘het huis van werkvermogen’ centraal stelt. Janssen Pharmaceutica onderneemt initiatieven in kader van hun ESF project en onderneemt hierover een vlotte dialoog met medewerkers, syndicale partners en management.  Zo is er ook een afdeling, ‘talent fit center’ die zich focust op loopbaanoriëntering van medewerkers. Medewerkers die na enkele tijd een nieuwe job willen kunnen hier terecht en kunnen zo georiënteerd worden op een nieuwe job binnen het bedrijf.

Op IT- en communicatievlak is er sterk geïnvesteerd in de nodige communicatietools, zoals SoftPhone waarbij er van thuis uit vlot kan in-en opgebeld worden, WebEx voor videoconferencing, etc.  Bovendien zijn kantoren ook wireless uitgerust, zijn er global connect zalen in elke campus aanwezig. Dit gebeurt natuurlijk vrij gefaseerd, gebouw per gebouw.

Ook de nodige policies werden ontwikkeld om HNW mogelijk te maken, bijvoorbeeld, op vlak van thuiswerk. Het is wel zo dat de leidinggevende per afdeling dit moet goedkeuren.

De focus van dit jaar ligt voornamelijk op het creëren van ‘awareness’ bij leidinggevenden omtrent HNW. Zo worden er ook regelmatig interessante sprekers uitgenodigd om de leidinggevenden te inspireren, bijvoorbeeld Frank Van Massenhove. Het is de bedoeling om steeds meer leidinggevenden te overtuigen van deze nieuwe manier van denken.

Er vindt ook een wetenschapsweek, een jaarlijkse soort opendeurdag waarbij de verschillende afdelingen elkaar beter leren kennen, plaats. Regelmatig wordt een afdeling waarbij het flexwerken wordt toegepast, in de kijker gezet. Dit jaar zullen een aantal leidinggevenden hun ervaringen brengen over hun overstap naar HNW.

Het laatste jaar wordt ook hard samengewerkt met syndicale partners om voorstellen inzake flexibel werken naar tijd bespreekbaar te maken in CAO’s. Dit zijn interessante discussiepunten.  Medewerkers hebben telkens de vrije keuze hebben om hierin mee te stappen.

Er wordt ook ondersteuning en begeleiding in de vorm van een ‘change traject’ door externe professionals voorzien wanneer een afdeling evolueert naar een flexplace. Enkele maanden op voorhand wordt een klein team samengesteld uit de bewuste afdeling waarin een mix van mensen zit: een secretaresse, iemand die graag thuiswerkt, een leidinggevende, etc. Het kleine team denkt na over de vraag hoe ze hun afdeling kunnen afstemmen op het flexibel werken naar plaats. Medewerkers denken ook na over vragen zoals ‘met welke activiteit ben ik nu bezig en hoe is mijn dag ingedeeld?’. Medewerkers leren op een locatie te zitten volgens hun activiteit, bijvoorbeeld vergaderen of individueel werk.

Sinds 2 jaar wordt met dezelfde externe partner gewerkt om zo dezelfde standaarden te behouden.

Lessons Learned

  • Het is voorwaarde nummer 1 om van je topmanagement volledige ondersteuning te krijgen voor HNW!  Het topmanagement heeft qua policy, communciatie en IT tools alles mogelijk gemaakt.
  • Start HNW niet zoals wij vanuit een kostenperspectief!  Dit roept automatisch weerstand op bij leidinggevenden en werknemers. Dan wil geen enkele afdeling piloteren!  Stel een multidisciplinair team samen, bekijk het geheel. Focus op een breder kader, het duurzaam inzetten van talent, het huis van werkvermogen waar HNW een onderdeel van is. Kortom, bekijk HNW vanuit een positieve insteek!
  • Tijd krijgen en geven is een belangrijke voorwaarde om dit te implementeren! Leg niks op. Een cultuurverandering vraagt tijd.  Ook de maatschappij zit in een cultuurverandering, dat helpt!
  • Het grootste knelpunt zit bij het middle management, niet bij het top management en de werknemers. Het is een cultuurverandering die je moet tijd geven. Hoe meer leidinggevenden mee zijn en erover praten, hoe meer leidinggevenden ervan overtuigd geraken. Werknemers beginnen ook steeds meer spontaan te vragen naar HNW.
  • Ongeacht de generatie van je leidinggevenden kan je weerstand of geen weerstand krijgen!
  • Wees creatief om je leidinggevenden bewust te maken van HNW. Gebruik bijvoorbeeld een App zodat ze kunnen testen hoever ze mee zijn in HNW.
  • Bekijk altijd beide perspectieven bij de invoering van HNW, zowel de kant van de organisatie EN de kant van de werknemers.
  • Flexomgevingen zijn bijzonder interessant om nieuwe ideeën te genereren als medewerker! Bijvoorbeeld merekn we dat Het thuiswerk is bij één van de afdelingen die het flexwerken hebben ingevoerd gedaald! 
  • Maak werk van een van ambassadorswerking. Hiertoe behoren mensen van afdelingen die meegewerkt hebben aan flexplekken. Deze ambassadors komen samen tijdens intervisiemomenten. Op die manier leren ze op een positieve manier van elkaar.
  • Geef ook niet teveel vrijheid aan je afdelingen om HNW te implementeren! Zorg ervoor dat  er standaarden zijn. Het is essentieel te definiëren wat de standaard is qua plaats en tijd EN welke vrijheid je een afdeling geeft. Het is fout om te denken, hoe meer vrijheid je geeft, hoe sneller een afdeling implementeert. Dit brengt een kakafonie teweeg en je schiet naast doel.
  • Vertrek vanuit een multidisciplinaire aanpak. Betrek ook voldoende je syndicale partners!
  • Het is aan te raden een multidisciplinair projectteam met vrijgestelde werktijd op de implementatie in te zetten. Hiermee win je tijd! Wanneer dit bij medewerkers hun bestaande job komt, is dit niet evident.
  • Besef dat de term HNW ook weerstand kan oproepen bij sommige mensen. Het is een beladen term. Daarom gebruiken wij nu Slimmer Werken waarbij de nadruk ligt op connecteren.