Het Nieuwe Werken en Synergie: Samenwerken of tegenwerken?

0

In deze blog licht Claartje ter Hoeven onderzoeksbevindingen toe over de invloed van HNW op de synergie tussen medewerkers. Claartje L. ter Hoeven is universitair hoofddocent Corporate Communicatie aan de Universiteit van Amsterdam, Amsterdam School of Communication Research (ASCoR). Haar onderzoeksinteresses omvatten voornamelijk flexible werkomgevingen, gebruik van communicatietechnologie op het werk en het welzijn van medewerkers.    

 

Claartje ter Hoeven, Eva van Gemert, Ward van Zoonen
Amsterdam School of Communication Research (ASCoR), Universiteit van Amsterdam

 

Het Nieuwe Werken (HNW) is tijd- en plaats onafhankelijk werken, mogelijk gemaakt door communicatietechnologie (Ten Brummelhuis et al., 2012). Meestal gaat deze werkvorm gepaard met een herinrichting van het kantoor. Werkruimtes worden afgestemd op specifieke taken, zoals een concentratieruimte om je te concentreren en een ‘belcel’ om te bellen. Het overige werk gebeurt in een ruimte die wordt gedeeld met collega’s: de flexruimte. HNW zou medewerkers de mogelijkheid bieden werk en privé beter op elkaar af te stemmen, werk autonomer en efficiënter in te richten en het zou een intensievere vorm van samenwerken faciliteren.

Onderzoek naar HNW laat echter tegenstrijdige resultaten zien, vaak uitgedrukt in paradoxen. Bijvoorbeeld de autonomieparadox; hoeveel keuzemogelijkheid heb je werkelijk als je 24/7 bereikbaar bent voor je werk (Mazmanian et al., 2013)? Of de connectiviteitsparadox; hoe efficiënt is al die communicatietechnologie, als je er altijd door gestoord of onderbroken kunt worden (Fonner & Roloff, 2012; Leonardi et al., 2010; Ten Brummelhuis et al., 2012)?

Als we kijken naar de synergie tussen collega’s die HNW beoogt, dan zien we in ons onderzoek ook een duidelijke tegenstelling: meer nabijheid kan plezierig en constructief zijn, en tegelijkertijd afleidend en vermoeiend. Deze bevindingen zijn gebaseerd op een onderzoek bij een internationaal bouwbedrijf dat onlangs de transitie naar HNW heeft gemaakt.  

 

Synergie als continuüm

Een van de argumenten om over te gaan op HNW is het ontwikkelen van meer innovatieve ideeën als gevolg van toegenomen synergie tussen collega’s. Leiden een flexibele kantooromgeving en een flexibel werkschema inderdaad tot meer synergie met innovatie tot gevolg? In de promotie van synergie wordt vaak de nadruk gelegd op innovatie als gevolg van een nieuwe en geïntensiveerde samenwerking tussen collega’s (Coenen & Kok, 2014). Wij stellen voor synergie te zien als een continuüm dat loopt van lichte vormen van synergie, zoals meer begrip voor elkaar en sociale interactie, tot intensievere vormen van synergie, zoals het gezamenlijk ontplooien van nieuwe initiatieven. Hoewel innovatie dus tot de mogelijkheden behoort, is het een intensieve en daarmee moeilijk haalbare vorm van synergie. Lichtere vormen van synergie, zoals sociale interactie, kunnen van minstens zoveel belang zijn. Het ontplooien van nieuwe initiatieven vraagt tijd en aandacht, twee zaken waarvan de meeste medewerkers juist aangeven dat ze deze tekortkomen binnen hun werk.

 

De synergieparadox

Uit ons onderzoek blijkt dat HNW vooral leidt tot lichte vormen van synergie, zoals meer begrip voor elkaar en sociale interactie. Medewerkers ervaren deze lichte vormen van synergie vaak als plezierig en constructief, maar ze zorgen in de dagelijkse praktijk van de flexruimte tegelijkertijd voor geluidsoverlast. Niet alle informatie die tussen collega’s wordt uitgewisseld, is waar­devol voor een derde collega. De overlast leidt tot veel onderlinge irritatie, onderbrekingen en verminderd concentratievermogen. Deze gevolgen werken op hun beurt de synergie weer tegen. Het gericht opzoeken van collega’s, ondanks dat zij werk­zaam zijn in een an­de­re ruimte, kan daardoor een voordeliger effect hebben op de syn­er­gie dan wanneer men elkaar ‘spontaan’ tegen het lijf loopt.

 

Inrichting van kantoor én functie

We zien een duidelijke trend om kantoren in te richten als ontmoetingsplaats. Dit gebeurt meestal door hetzelfde aantal mensen op minder vierkante meters te laten werken. Daardoor ontstaat niet automatisch meer synergie. Door niet zorgvuldig na te denken over synergie, lopen organisaties het risico dat de positieve gevolgen van HNW teniet worden gedaan door de negatieve gevolgen.

Als innovatie als gevolg van synergie inderdaad een doel van HNW is, helpt het om goed te formuleren tussen wie die synergie precies plaats moet vinden (horizontaal of verticaal), welk doel de synergie moet dienen (meer begrip voor elkaar of ontwikkeling van innovatieve ideeën), en wat de synergie mag kosten. Synergie kost immers tijd en energie, die werknemers nu aan andere werkzaamheden besteden. Wij denken dat het noodzakelijk is dat organisaties zich expliciet afvragen of een toename in synergie deze investering waard is en, zo ja, om deze vervolgens te faciliteren.

Dit onderzoek is mogelijk gemaakt door De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) subsidienummer 451-13-012.

 

Referenties

Coenen, M., & Kok, R.A.W., (2014). Workplace flexibility and new product development performance: The role of telework and flexible work schedules. European Management Journal, 32, 564-576.

Fonner, K., & Roloff, M. E. (2012). Testing the connectivity paradox: Linking teleworkers’ communication media use to social presence, stress from interruptions, and organizational identification. Communication Monographs, 79, 205-231.

Leonardi, P. M., Treem, J. W., & Jackson, M. H. (2010). The connectivity paradox: Using technology to both decrease and increase perceptions of distance in distributed work arrangements. Journal of Applied Communication Research, 38, 85-105.

Mazmanian, M., Orlikowski, W. J., & Yates, J. (2013). The autonomy paradox. The implications of mobile devices for knowledge professionals. Organization Science, 24, 1337-1357.

Ten Brummelhuis, L. L., Bakker, A. B., Hetland, J., & Keulemans, L. (2012). Do New Ways of Working foster work engagement? Psicothema, 24, 113-120.